Přeskočit na hlavní obsah

Předdefinované scénáře

Předdefinované scénáře v Retenziu jsou připravené tak, aby odpovídaly typu služby (masáže, kadeřnictví, kosmetika, …).

Scénáře pokrývají nejčastější situace v životním cyklu klienta: připomínky rezervací, práci s no-show, reaktivaci neaktivních klientů, poděkování, narozeniny, svátky a další.

Předdefinované scénáře aktuálně obsahují:

  • Připomínka rezervace – pro nové klienty
  • Připomínka rezervace – pro nespolehlivé klienty
  • Připomínka rezervace – pro všechny klienty
  • Potvrzení rezervace a informace o termínu
  • Zákazník si nerezervoval další termín
  • Po zrušené rezervaci, zákazník nevytvořil novou
  • Zákazník zapomněl na rezervaci
  • Doporučí volné termíny nejvhodnějším zákazníkům
  • Připomenutí storno poplatku po no-show
  • Popřeje zákazníkovi k narozeninám
  • Popřeje zákazníkovi ke svátku
  • Poděkování po dokončené návštěvě
  • Reaktivace neaktivních zákazníků

Níže je stručný popis logiky jednotlivých scénářů.

Připomínka rezervace – pro nové klienty​

  • Připomínka nadcházející rezervace, která se pošle pouze klientům, kteří u vás historicky ještě nebyli.
  • Spouštěcí událost je čas rezervace, kde je nastaveno spuštění 1 den předem.
  • Filtry zajišťují, že klient nemá žádnou předchozí (historickou) rezervaci.
  • V rámci scénáře se pošle jedna zpráva, která klientovi připomene jeho následující termín.

Připomínka rezervace – pro nespolehlivé klienty​

  • Připomínka nadcházející rezervace pro klienty, kteří mají problém s docházkou nebo rezervace často ruší.
  • Scénář cílí na „nespolehlivé“ klienty – typicky:
    • mají vyšší podíl zrušených rezervací,
    • nebo mají vyšší podíl nedostavených se (no-show).
  • Spouštěcí událost je čas rezervace nastavený několik dní před termínem, tak aby se stihlo poslat více připomínek.
  • Scénář obsahuje dvě zprávy:
    • první s větším předstihem,
    • druhou blíže k samotnému termínu.
  • Ukončující událost: zrušení rezervace (pokud klient termín zruší, další zprávy z tohoto scénáře se neodešlou).

Připomínka rezervace – pro všechny klienty​

  • Jednoduchá univerzální připomínka nadcházející rezervace pro všechny klienty bez rozlišení.
  • Spouštěcí událost je čas rezervace nastavený krátce před termínem (typicky 1 den předem).
  • V rámci scénáře se pošle jedna zpráva, která klientovi připomene čas a datum jeho rezervace.

Potvrzení rezervace a informace o termínu​

  • Scénář, který klientovi potvrdí nově vytvořenou rezervaci a předá mu základní informace k termínu.
  • Spouštěcí událost: potvrzení rezervace v rezervačním systému.
  • Klient obdrží jednu zprávu s potvrzením termínu (datum/čas) a názvem služby/provozu.
  • Ukončující událost: případné zrušení rezervace, které scénář ukončí.

Zákazník si nerezervoval další termín​

  • Scénář sleduje, zda si klient po určité době od poslední návštěvy nevytvořil nový termín.
  • Spouštěcí událost: systém vypočítá pravděpodobný čas, kdy si klient obvykle vytváří další rezervaci (např. podle historie návštěv).
  • Filtr zajišťuje, že klient nemá žádnou nadcházející rezervaci.
  • Scénář obsahuje zpravidla dvě zprávy:
    • první v pravděpodobném čase vytvoření další rezervace,
    • druhou jako připomínku po určité době (např. po týdnu), pokud se klient stále neobjednal.
  • Ukončující událost: vytvoření nové (typicky potvrzené) rezervace.

Po zrušené rezervaci, zákazník nevytvořil novou​

  • Cíl scénáře je jemně oslovit klienta, který zrušil rezervaci a nemá vytvořenou novou.
  • Spouštěcí událost: zrušení rezervace.
  • Filtr kontroluje, zda klient nemá žádnou další nadcházející rezervaci.
  • Po určité době (např. po 2 dnech) se pošle jedna zpráva, která klienta povzbudí k vytvoření nového termínu.
  • Ukončující událost: vytvoření nové/ potvrzené rezervace.

Zákazník zapomněl na rezervaci​

  • Scénář zaměřený na situace, kdy se klient na rezervaci nedostavil (no-show).
  • Spouštěcí událost: označení rezervace jako neproběhlé / klient nepřišel.
  • Po určité době (např. 2 dny) klient obdrží jednu zprávu s možností „druhé šance“ na nový termín.
  • Ukončující událost: vytvoření nové/ potvrzené rezervace.

Doporučí volné termíny nejvhodnějším zákazníkům​

  • Scénář pomáhá zaplnit volná místa v blízké budoucnosti (např. další den).
  • Spouštěcí událost: pravidelná kontrola systému (např. jednou denně), zda jsou pro následující den volné sloty.
  • Systém vybere nejvhodnější klienty podle interních pravidel (frekvence návštěv, historie, preference apod.).
  • Vybraným klientům se pošle jedna zpráva s nabídkou volného termínu a možností okamžité rezervace.

Připomenutí storno poplatku po no-show​

  • Scénář upozorní klienta, který se na termín nedostavil, že je potřeba uhradit storno poplatek (pokud jej ve službě používáte).
  • Spouštěcí událost: označení rezervace jako no-show.
  • Po krátkém čase od plánovaného termínu se pošle jedna zpráva se shrnutím situace a žádostí o úhradu storna.
  • Scénář je čistě informativní, neřeší další návazné rezervace.

Popřeje zákazníkovi k narozeninám​

  • Scénář automaticky popřeje klientovi k narozeninám.
  • Spouštěcí událost: den narozenin klienta uložený v systému.
  • V daný den se pošle jedna zpráva s přáním a často i pozváním na další návštěvu (např. s odkazem na rezervaci).

Popřeje zákazníkovi ke svátku​

  • Podobný scénář jako u narozenin, ale zaměřený na svátky podle jména (v regionech, kde to dává smysl).
  • Spouštěcí událost: den svátku klienta podle kalendáře.
  • V den svátku se klientovi odešle jedna zpráva s přáním a možností rezervace.

Poděkování po dokončené návštěvě​

  • Scénář poděkuje klientovi za návštěvu a může se zeptat na spokojenost nebo poprosit o doporučení.
  • Spouštěcí událost: proběhlá rezervace (návštěva byla dokončena, nejde o no-show ani zrušení).
  • Zpráva se odesílá typicky krátce po skončení rezervace (např. několik hodin).
  • Scénář obsahuje jednu zprávu, která buduje vztah a posiluje loajalitu.
  • Pokud je rezervace před odesláním zprávy zrušena, scénář se ukončí a zpráva se neodešle.

Reaktivace neaktivních zákazníků​

  • Cíl scénáře je oslovit klienty, kteří u vás delší dobu nebyli a nemají žádnou budoucí rezervaci.
  • Spouštěcí událost: uplynutí delší doby od poslední návštěvy, kdy podle historie dává smysl klienta znovu oslovit.
  • Filtr zajišťuje, že klient nemá žádnou nadcházející rezervaci.
  • Scénář obvykle obsahuje dvě marketingové zprávy:
    • první po delší době neaktivity,
    • druhou jako následné připomenutí ještě později.
  • Ukončující událost: vytvoření nové/ potvrzené rezervace.

Závěr​

Předdefinované scénáře v Retenziu pokrývají celý cyklus komunikace se zákazníkem – od potvrzení a připomnutí rezervace, přes práci s no-show a zrušenými termíny, až po dlouhodobou reaktivaci a budování vztahu přes narozeniny, svátky a poděkování.

Všechny scénáře lze:

  • zapnout/vypnout podle potřeby,
  • upravit texty zpráv,
  • doladit časy a případné filtry tak, aby přesně odpovídaly vašemu typu podnikání.