Přeskočit na hlavní obsah

Události scénáře

Sekce Události určuje, kdy se scénář spustí a kdy se naopak ukončí. Uživatel zde konfiguruje spouštěcí a ukončovací události, díky kterým se celý scénář automaticky aktivuje nebo naopak zastaví.

Spouštěcí události​

Spouštěcí události definují okamžik, kdy se scénář spustí. Každý scénář může mít jednu nebo více spouštěcích událostí.

Po kliknutí na „Přidat spouštěcí událost“ se zobrazí nabídka různých typů událostí. Konkrétní nabídka se může mírně lišit podle použité integrace. Typicky mezi ně patří:

  • Chytré doporučení termínu - vybere pro zákazníka vhodný budoucí termín podle jeho předchozích návštěv a aktuální dostupnosti.
  • Čas vytvoření další rezervace - inteligentní predikce na základě historie zákazníka.
  • Vyplnit volné termíny - jednou denně zkontroluje dostupnost a nabídne vhodné volné termíny vybraným zákazníkům.
  • Stav rezervace - změna stavu rezervace (např. potvrzení, čekání, zrušení).
  • Čas začátku rezervace - začátek rezervace nebo určitý počet hodin před ním.
  • Čas konce rezervace - konec rezervace nebo určitý počet hodin před ním.
  • Narozeniny - zákazník má narozeniny.
  • Svátek - zákazník má svátek.

Každá událost má specifické nastavení, které následně upřesňuje její chování (bude popsáno samostatně pro každý typ).

Ukončovací události​

Ukončovací události definují podmínky, kdy se scénář má ukončit - například pokud už nedává smysl pokračovat v odesílání zpráv.

Příklady:

  • Zrušení rezervace ukončí scénář u scénářů navázaných na rezervaci.
  • Změna stavu rezervace může ukončit scénář při jejím dokončení nebo splnění.

Uživatel může přidat jednu nebo více ukončovacích událostí pomocí tlačítka „Přidat ukončovací událost“.

Filtry událostí​

Každá událost může být omezena pomocí filtrů, které přesně definují, pro které zákazníky nebo rezervace se má událost spustit. Pokud nejsou nastaveny žádné filtry, událost se spustí pro všechny odpovídající situace.

Filtry se dělí na dvě hlavní skupiny - rezervační filtry a obecné filtry.

Aktuální rozhraní filtrů pracuje vždy se stejnou logikou:

  • vyberete Typ filtru,
  • u rezervačních filtrů zvolíte také Rozsah rezervací,
  • nastavíte Metodu,
  • vyplníte Hodnotu,
  • u podporovaných filtrů můžete zapnout volbu Zahrnout zrušené a neproběhlé rezervace.

Rezervační filtry​

Rezervační filtry dnes nefungují jako samostatné položky typu Poslední služba nebo Poslední místo. Místo toho nejprve zvolíte atribut rezervace a potom určíte, z jakého rozsahu rezervací se má vyhodnocovat.

K dispozici jsou tyto typy:

  • Místo
  • Služba
  • Zaměstnanec
  • Stav

Rozsah rezervací​

U rezervačních filtrů lze použít tyto rozsahy:

  • Aktuální - právě vyhodnocovaná rezervace. Tento rozsah je dostupný jen pro filtry Místo a Služba u událostí navázaných na konkrétní rezervaci, tedy u Stavu rezervace, Času začátku rezervace a Času konce rezervace.
  • Poslední - poslední minulá rezervace zákazníka.
  • Poslední vytvořená - nejnovější rezervace podle času vytvoření, ne podle data konání.
  • Jakákoliv minulá - libovolná rezervace z historie zákazníka. U událostí navázaných na konkrétní rezervaci se právě vyhodnocovaná rezervace vynechá.
Jak funguje rozsah Poslední

Pokud je filtr vyhodnocován při konkrétní rezervaci, rozsah Poslední se vztahuje k předchozí minulé rezervaci, nikoli k právě zpracovávané.

Metody​

Rezervační filtry používají tyto metody:

  • je obsaženo v
  • není obsaženo v

Zahrnutí zrušených a neproběhlých rezervací​

Volba Zahrnout zrušené a neproběhlé rezervace je u rezervačních filtrů dostupná jen v části případů:

  • podporované jsou filtry Místo, Služba a Zaměstnanec,
  • navíc jen pro rozsahy Poslední a Jakákoliv minulá,
  • filtr Stav tuto volbu nenabízí.

Obecné filtry​

Tyto filtry lze použít u všech typů událostí. Pracují s daty o zákazníkovi a jeho historii.

Počet nadcházejících rezervací​

Určuje, kolik rezervací má zákazník v budoucnu. Pokud je událost navázána na konkrétní budoucí rezervaci, tato rezervace se do počtu započítává.

% neuskutečněných rezervací​

Poměr rezervací, které zákazník neabsolvoval (no-show), v rozsahu 0-100 %.

% zrušených rezervací​

Poměr zrušených rezervací ke všem rezervacím zákazníka, opět 0-100 %.

Dní od poslední objednávky​

Kolik dní uplynulo od poslední rezervace zákazníka. Pokud je událost spojená s rezervací, tato konkrétní rezervace se nepočítá.

Celková útrata​

Celková částka, kterou zákazník utratil za všechny své rezervace.

Počet objednávek​

Celkový počet rezervací zákazníka. Pokud je událost navázaná na rezervaci, tato konkrétní rezervace se do počtu započítává.

Pohlaví zákazníka​

Filtrovat lze podle pohlaví zákazníka s možnostmi:

  • je obsaženo v
  • není obsaženo v

Štítek zákazníka​

Filtr pracuje se štítky ručně přiřazenými v detailu zákazníka. Lze vybrat jeden nebo více štítků:

  • je obsaženo v – zákazník má alespoň jeden z vybraných štítků,
  • není obsaženo v – zákazník nemá žádný z vybraných štítků.

Preferovaný čas rezervace​

Filtr cílí podle času, ve kterém zákazník obvykle navštěvuje provozovnu. Ve formuláři nastavíte jeden časový interval od–do a zvolíte, zda v něm má, nebo nemá ležet většina minulých rezervací zákazníka.

Věk zákazníka​

Porovnává věk zákazníka v letech.

Dostupné numerické metody​

Číselné filtry používají tyto metody:

  • se rovná
  • je větší než
  • je menší než
  • je menší nebo rovno
  • je větší nebo rovno

Zahrnutí zrušených a neproběhlých rezervací u obecných filtrů​

Volba Zahrnout zrušené a neproběhlé rezervace se u obecných číselných filtrů zobrazuje jen u těchto typů:

  • Dní od poslední objednávky
  • Celková útrata
  • Počet objednávek
  • Počet nadcházejících rezervací

U ostatních obecných filtrů se tato volba nezobrazuje.

Logika mezi více filtry​

Pokud uživatel přidá více filtrů, může zvolit způsob jejich vyhodnocování pomocí volby Stačí splnit jednu z podmínek.

  • Pokud je tato volba zaškrtnutá, filtry se vyhodnocují logikou NEBO (OR) - stačí splnit alespoň jeden filtr.
  • Pokud volba není zaškrtnutá, filtry se vyhodnocují logikou A ZÁROVEŇ (AND) - musí být splněny všechny podmínky současně.
Příklad cílení

Tato volba umožňuje velmi přesné nastavení cílení událostí, například:

  • oslovit zákazníky, kteří buď dlouho nebyli na návštěvě nebo mají vysoký počet zrušených rezervací,
  • nebo naopak zákazníky, kteří splňují současně více přísných podmínek.

Spouštěcí událost: Chytré doporučení termínu​

Událost automaticky propojuje budoucí volné termíny se zákazníky, pro které jsou podle jejich dosavadních návštěv nejvhodnější. Jejím cílem není nabídnout stejný volný termín všem, ale oslovit konkrétního zákazníka s termínem, který odpovídá jeho obvyklému chování.

Při výběru doporučení Retenzio zohledňuje zejména:

  • jaké služby zákazník navštěvuje,
  • ke kterému zaměstnanci obvykle chodí,
  • které dny a části dne mu běžně vyhovují,
  • jak často se vrací na další návštěvu,
  • s jakým předstihem si obvykle vytváří rezervaci,
  • zda termín splňuje nastavení scénáře a jeho filtry.

Událost pravidelně vyhodnocuje aktuální dostupnost. Pokud najde dostatečně vhodné spojení zákazníka a volného termínu, vybere nejlepší den a spustí scénář. Zpráva se zákazníkovi odešle v době, kdy si podle své historie obvykle rezervuje další návštěvu. Pokud vhodných termínů rychle ubývá, může jej Retenzio oslovit dříve.

Zákazník obdrží jednu okamžitou zprávu. Ta může obsahovat doporučený den a dostupné časy, rezervační odkaz a také krátké vysvětlení, proč nabídku dostává.

Četnost oslovení zákazníka​

Zákazník není osloven při každém nalezeném termínu ani automaticky každý den. Další doporučení dostane pouze tehdy, když pro něj existuje nový vhodný termín a zároveň od předchozí marketingové zprávy uplynula dostatečná doba.

V rámci stejného návštěvního cyklu je ochranná doba vždy alespoň dva dny a přizpůsobuje se tomu, jak často zákazník běžně chodí na návštěvy. Pokud na předchozí marketingové zprávy nereaguje rezervací, rozestupy mezi dalšími osloveními se postupně prodlužují. Po pěti po sobě jdoucích marketingových zprávách bez navazující rezervace Retenzio další doporučení neodešle. Nová návštěva zákazníka zahájí nový cyklus, ve kterém se předchozí oslovení již do ochranné doby nepočítají.

Do tohoto omezení se započítávají úspěšně odeslané marketingové SMS i e-maily z Retenzia, nejen zprávy ze scénáře Chytré doporučení termínu. Transakční zprávy, například potvrzení rezervace, se nezapočítávají.

Relevance termínu​

Volba široká, vyvážená nebo přísná určuje, jak dobře musí termín odpovídat historii zákazníka. Širší nastavení dovolí nabídnout více termínů, zatímco přísnější nastavení omezí doporučení jen na velmi dobrou shodu.

Limity doporučení​

Denní a celkový limit určuje, kolika zákazníkům lze stejný termín doporučit. Limity pomáhají zabránit tomu, aby jeden volný termín dostalo současně příliš mnoho zákazníků. U podporovaných integrací lze také určit, zda se limity posuzují podle zaměstnance a času, nebo podle zdroje a času.

Omezení nabízených termínů​

Nabídku lze omezit na:

  • služby s alespoň nastavenou minimální délkou,
  • vybrané dny v týdnu,
  • termíny začínající v určeném časovém rozmezí,
  • u podporovaných integrací také na konkrétní zdroje.

Tato omezení se použijí ještě před doporučením, takže zákazník nedostane nabídku mimo povolené dny, časy nebo zdroje.

Obsah zprávy​

Proměnná [smartRebookingReason] vloží do zprávy vysvětlení odpovídající situaci. Zákazník se například dozví, že nastal vhodný čas naplánovat další návštěvu nebo že zbývá posledních pár vhodných míst. Pro samotnou nabídku lze použít [emptySlotDate] s doporučeným termínem a [reservationLink] s odkazem na rezervaci.

Omezení scénáře

Scénáře Vyplnit volné termíny a Chytré doporučení termínu mají jednu okamžitou zprávu. Nelze k nim přidávat další události, zprávy ani prodlevy.

Spouštěcí událost: Čas vytvoření další rezervace​

Po zpracování rezervace Retenzio z historie zákazníka odhadne den a čas, kdy si pravděpodobně vytvoří další rezervaci. Pokud jsou splněné nastavené podmínky, scénář se spustí v tomto vypočteném okamžiku. První zprávu proto obvykle nastavte s prodlevou 0 dní a časem 00:00, aby se odeslala přímo ve vypočtený čas spuštění.

Událost využívá chytrý algoritmus, jehož výsledek lze dále upravit několika parametry:

Min. počet dnů od poslední návštěvy​

Dolní hranice v počtu dní, po které lze událost spustit. Omezí příliš brzké oslovení zákazníka.

Max. počet dnů od poslední návštěvy​

Horní hranice v počtu dní, po kterých se událost může spustit. Pokud zákazník přesáhne tento limit, spustí se v tomto maximálním čase.

Počet dnů před předpokládaným časem​

Tato hodnota slouží jako offset před vypočteným ideálním časem. Pokud například algoritmus vypočítá, že zákazník obvykle objednává nové termíny 30 dní po návštěvě a offset je 5 dní, událost se spustí už 25 dní po návštěvě.

Tato logika pomáhá „popohnat“ zákazníka a podpořit dřívější návraty.

Výchozí počet dnů po rezervaci​

Použije se v případě, že zákazník nemá dostatečnou historii, aby bylo možné odhadnout jeho obvyklý interval návštěv. Uživatel nastaví univerzální dobu (např. 30 dní), po které se událost spustí.

Spouštěcí událost: Vyplnit volné termíny​

Tato událost se používá k automatickému doplnění volných termínů v kalendáři. Každý den v určený čas proběhne kontrola a systém vyhodnotí, které volné termíny jsou vhodné k nabídnutí zákazníkům.

Čas​

Událost se spouští jednou denně v čase, který zde uživatel nastaví.

Dnů před volným termínem​

Určuje, kolik dní dopředu má systém sledovat volné termíny. Například pokud je nastaveno „1“, kontrolují se volné sloty na následující den.

Počet oslovených klientů​

U každého volného slotu systém určí maximální počet klientů, kterým bude tento termín nabídnut. Pomocí chytrého algoritmu se vybírají ti zákazníci, kteří mají nejvyšší pravděpodobnost, že si termín zarezervují.

Pokud se zákazník hodí na více volných termínů, je mu všechny vhodné termíny nabídnuty v jedné SMS, ale nikdy nepřesáhne maximální počet určený pro daný slot.

Pokud současná služba navazuje na dřívější službu, může algoritmus využít také její historii. Propojení historické a současné služby se spravuje v Nastavení → Systém → Propojení služeb a používá se také pro Chytré doporučení termínu. Podrobnosti najdete v části Propojení služeb.

Omezení nabízených termínů​

Nabídku lze omezit na vybrané dny v týdnu a na určitý čas začátku termínu. Pokud například vyberete pondělí, středu a pátek a nastavíte rozsah 14:00–19:00, systém doporučí pouze termíny, které v některém z těchto dnů začínají nejdříve ve 14:00 a před 19:00. Prázdný výběr dnů nebo prázdný časový rozsah znamená bez omezení.

Spouštěcí událost: Stav rezervace​

Tato událost se spustí ve chvíli, kdy rezervace přejde do některého z vybraných stavů. Slouží k automatické reakci na změny rezervací, například k odeslání potvrzení, upozornění nebo ukončení scénáře.

Stav rezervace​

Uživatel vybírá konkrétní stav, při kterém se událost spustí. Dostupné stavy se liší podle použité integrace. Typicky jde například o:

  • Nová - rezervace právě vytvořena.
  • Potvrzená - rezervace byla potvrzena (např. personálem).
  • Zrušená - rezervace byla zrušena.
  • Neproběhla - klient se nedostavil.
  • Dokončená - služba byla úspěšně poskytnuta.

Některé integrace mohou nabídnout i další stavy. Kdykoli rezervace přejde do některého z vybraných stavů, odpovídající událost se aktivuje.

Spouštěcí událost: Čas začátku rezervace​

Tato událost se aktivuje v okamžiku začátku rezervace, případně určitý počet hodin před jejím začátkem. Slouží pro scénáře, které mají navázat na reálný termín služby - například připomenutí, instrukce před návštěvou nebo upozornění zaměstnance.

Hodin před začátkem​

Uživatel nastavuje, kolik hodin před začátkem rezervace se má událost spustit.

  • Pokud je hodnota 0, událost se spustí přesně v čas začátku rezervace.
  • Pokud se zadá např. 3, spustí se tři hodiny před začátkem.

Tato událost se hodí například pro připomenutí rezervací v den návštěvy nebo jako zpráva před návštěvou.

Spouštěcí událost: Čas konce rezervace​

Tato událost se aktivuje v okamžiku konce rezervace, případně určitý počet hodin před jejím koncem. Hodí se například pro follow-up scénáře, poděkování po návštěvě nebo žádosti o hodnocení.

Hodin před koncem​

Uživatel nastavuje, kolik hodin před koncem rezervace se má událost spustit.

  • Pokud je hodnota 0, událost se spustí přesně v čas konce rezervace.
  • Pokud se zadá např. 3, spustí se tři hodiny před koncem.

Spouštěcí událost: Narozeniny​

Tato událost se spustí automaticky o půlnoci v den narozenin zákazníka. Používá se pro osobní gratulace, dárkové kupony, věrnostní odměny nebo speciální nabídky.

Narozeniny​

Událost se aktivuje na základě data narození uloženého u zákazníka. V 00:00 daného dne se scénář spustí.

Spouštěcí událost: Svátek​

Tato událost se spustí automaticky o půlnoci v den svátku zákazníka (podle standardního českého kalendáře jmen). Vhodné pro gratulace, promo akce nebo drobné pobídky.

Svátek​

Systém vyhodnotí denní jmenný kalendář a pokud má zákazník svátek, scénář se v 00:00 spustí.